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《党政机关公文格式》解读

2017-06-23 16:34 军转干考试 http://he.huatu.com/jzg/ 作者:网络 来源:网络

【导读】《党政机关公文格式》解读

  《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》解读

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  田建功

  (2013年1月)

  《党政机关公文处理工作条例》已经党中央、国务院同意,自2012年7月1日起施行;新的《党政机关公文格式》已由国家质检总局、国家标准委发布,自2012年7月1日起正式实施。这次实施的《国家党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》,是在《中国共产党机关公文处理工作条例》、《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》基础上制定和修订的,其最大特点是解决了原来党的机关和行政机关存在两部公文处理法规、两个公文标准、两种公文处理方式的问题,首次统一和规范了党、政机关的公文处理。

  为便于大家理解和执行,下面就新制定的《党政机关公文处理工作条例》和新《党政机关公文格式》重点是变化之处进行一下解读,同时就我们公文实际拟制工作中易出现的问题进行一下剖析。
 

  一、《党政机关公文处理工作条例》的主要特点

  这次新实施的《国家党政机关公文处理工作条例》在一定意义上综合了《中国共产党机关公文处理工作条例》和《国家行政机关公文处理办法》。其主要特点有以下几个方面:

  第一,统一了公文的定义。“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。”

  第二,统一了公文种类。原来党的机关公文种类有14种(决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要),原来行政机关公文种类有13种(命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、规定、函、会议纪要),两者之间只有9个文种是相同的。新实施的《国家党政机关公文处理工作条例》规定的公文种类有15种(决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要),可以理解为是在行政机关公文种类基础上增加了党的机关的“决议”和“公报”两个文种。这里大家注意,除了文种种类统一以外,还有一点就是“会议纪要”改成了“纪要”。

  第三,统一了公文构成要素。这方面变化较多。一是公文格式要素进行了调整。党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成;行政机关公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。这次进行了统一,规定公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成,最大的变化是增加了发文机关署名和页码两个公文格式要素,取消了主题词格式要素。二是公文格式要素编排有较大变化。进一步细化了特定格式公文的编排要求,新增了联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令(令)首页版式等式样。

  第四,统一了行文规则。这方面,变化不是很大,基本规则没有大的变化,主要是作了进一步的细化和明确。一是行文要确有必要,讲究实效。二是行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文。三是向上级行文原则上主送一个上级机关,部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经本级党委或政府同意或者授权(属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门),请示应当一文一事,不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项,除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文(新增加)。四是向下级机关行文,要主送受理机关,根据需要抄送相关机关,部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府中提出指令性要求,涉及多个部门协商不一致的不得向下行文。五是同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。六是部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。

  第五,统一了公文处理工作。将原来《中国共产党机关公文处理工作条例》中的“公文起草”、“公文校核”、“公文签发”、“公文办理的传递”、“公文管理”、“公文立卷归档”、“公文保密”和《国家行政机关公文处理办法》中的“发文办理”、“收文办理”、“公文归档”、“公文管理”统一规范为“公文拟制”、“公文办理”、“公文管理”三大类一系列相互关联、有序衔接的工作,从而使公文处理工作更加规范、科学。主要变化有:在公文拟制方面,要求“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”;在公文管理方面,增加“发文立户”的规定,要求新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅(室)提出发文立户申请。
 

  二、《党政机关公文格式》的主要新变化

  新《党政机关公文格式》对标准结构和装订要求进行了适当调整(如纸张白度由85%-90%调整为80%-90%,骑马订或平订两订外订眼距版面上下边缘由1/4处调整为各70mm处),变化最大的是公文格式要素及其编排的调整。

  第一,对公文格式要素的划分进行了调整。新标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分(原标准是划分为眉首、主体、版记三部分)。明确规定,公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。

  第二,对公文格式要素进行了调整。新增加了发文机关署名格式要素,新增不加盖印章和加盖签发人签名章公文的相关规定;单一机关行文不署发文机关名称改为在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名;同时,删除了主题词格式要素;没有了“印制份数”格式要素要求。

  第三,对公文格式各要素编排进行了较大调整。如将密级和保密期限、紧急程度的编排位置由右上角改为左上角,与份号自上而下排列;又如删除“主办单位签发人置于第一行,其他签发人从第2行起”规定,要求如有多个签发人按照发文机关的顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

  第四,对成文日期中的数字格式进行了调整。由原来的汉字标全改为阿拉伯数字标全。年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编01)。

  第五,对公文的特定格式进行了新规定。新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令(令)格式、纪要格式版式等式样。

  第六,新增加了页码格式要素。明确规定公文页码作为格式要素不可少。大家注意,原《中国共产党机关公文处理条例》有印刷分数,原《国家行政机关公文处理办法》没有,新的《党政机关公文处理工作条例》的公文要素中也没有印刷分数,而把原《中国共产党机关公文处理条例》和原《国家行政机关公文处理办法》都没有提出的“页码”作为公文的要素之一。

  综上,主要变化可用六句话来帮助记忆:主题词和份数不再标;密级紧急左上角;机关署名不可少;成文日期用数字;公文页码别忘了。
 

  三、《党政机关公文格式》各要素编排规则解读

  这里重点对公文格式要素及其编排作一简要梳理和归纳,便于大家理解和掌握。

  第一,版头部分

  由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线等要素组成,即公文首页红色分隔线以上的部分。

  1、份号。公文负责制份数的顺序号,即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

  2、密级和保密期限。涉密公文应当标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限,保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。标注时,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

  3、紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据公文紧急程度,分别标注“特急”、“加急”,电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角或密级的下一行;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

  4、发文机关标志(注:原称“标识”现称“标志”)。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称(一般党的机关这样使用,不加“文件”二字)。发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。

  5、发文字号。发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号,由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。联合行文时使用主办机关的发文字号。上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

  6、签发人。上行文应当标注签发人姓名,签发人必须是本机关主要负责人或主持工作的领导。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置(即与发文字号同处一行)。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

  7、版头中的分隔线。发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
 

  第二,主体部分

  由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等要素构成,即公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分。

  1、标题。是对公文主要内容准确、简要的概括,由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形,不应使用长方形或沙漏形。(注:原《国家行政机关公文处理办法》规定:“公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号”,而新《党政机关公文处理工作条例》对此没有作专门要求,实际使用中是否加标点可根据需要或视省政府办公厅使用情况而定。

  2、主送机关。即公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。

  3、正文。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。一般每面排22行,每行28个字。

  4、附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

  5、发文机关署名、成文日期和印章。有四种不同的情况。一是加盖印章的公文(公文中有发文机关署名的应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符)。成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内(注:联合上报的公文可以由主办机关加盖印章,联合下发的公文发文机关都要加盖印章)。二是不加盖印章的公文(电报可以不加盖印章、党的机关有特定发文标志的普发性公文可以不加盖印章)。单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。三是加盖签发人签名章的公文。单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时,应当先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。四是特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。

  6、附注。是需要说明的其他事项,如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。“请示”件须在附注处标明联系人和电话。

  7、附件。公文正文的补充、说明或参考资料。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
 

  第三,版记部分

  由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成,即公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。

  1、版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0. 35 mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0. 25 mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

  2、抄送机关。除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关,应当使用全称、规范化简称或同类型机关统称。 如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。

  3、印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字(注:原来我们一直随省政府办公厅用“印”字)。版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
 

  第四、公文的特定格式

  1、信函格式。发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称,居中排布,上边缘至上页边为30mm,推荐使用红色小标宋体字。联合行文时,使用主办机关标志。发文机关标志下4 mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20 mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170 mm,居中排布。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列,第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。标题居中编排,与其上最后一个要素相距二行。第二条红色双线上一行如有文字,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方。首页不显示页码。

  2、纪要格式。纪要标志由“XXXXX纪要”组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为35 mm,推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单,一般用3号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单,除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外,编排方法同出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。
 

  第五,其他情况说明

  1、页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

  2、公文中的横排表格。A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

  3、公文中计量单位、标点符号和数字的用法。按国家标准执行。

 

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(编辑:周伟)

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